Het manco van de Hanko

Japan zit voor een groot deel op slot, vanwege de coronacrisis. Alleen is het niet voor alle Japanse kantoorwerkers zo eenvoudig om zomaar thuis te blijven. Zoals we eerder ook al schreven is Japan nog niet zomaar klaar voor de anderhalve-meter-samenleving. Een (on)praktisch voorbeeld daarvan is de hanko.

Vorige week werden in zeven dicht bevolkte prefecturen strikte afstandsregels van kracht. Ook Kyoto en Aichi zijn inmiddels ‘op slot gegaan’. De regering ontmoedigt met klem verkeer buiten de deur en hanteert daarvoor de 3 C’s: Closed spaces where Crowds meet in Close proximity. Blijf weg van kleine publieke ruimtes, waar te veel mensen samenkomen en te dicht op elkaar moeten staan. Stations dus bijvoorbeeld. Alleen al het Shibuya-station in Tokyo verwerkt dagelijks ruim 2,5 miljoen reizigers. Stel je voor dat een zesde deel van de Nederlandse bevolking elkaar elke dag in Utrecht op het station voorbij loopt, elkaar aanraakt en -huuh – beniest en besproeit.

Thuis blijven!

De Japanse werkcultuur is, in tegenstelling tot de Nederlandse, primair op de fysieke groep gericht. Ontmoetingen van persoon tot persoon, faxmachines en hanko, stempels waarmee de naam-karakters van de eigenaar gezet kunnen worden, zijn vaak nog de norm. Online omgevingen om met elkaar samen te werken en te communiceren komen, zeker in traditionele bedrijven, minder voor. Hoewel het al jaren mogelijk is om digitaal handtekeningen te maken en versturen, zijn veel Japanse bedrijven nog gebonden aan routines uit het verleden. Zo wordt in veel bedrijven de besluitvorming nog vastgelegd op papier, dat vervolgens binnen de muren van het kantoor gearchiveerd dient te worden.

De hanko dwingt het reizen af

We informeren regelmatig hoe het met onze Japanse kennissen in Tokyo gaat. Zij leggen zich neer bij de maatregelen en maken er het beste van. Met één opvallende uitzondering: één van onze vrienden is makelaar en heeft zijn kantoor in Nihonbashi. Ondanks de verordeningen van de overheid en zorgen van zijn echtgenote gaat hij nog dagelijks naar kantoor en moet ondanks het besmettingsgevaar toch een half uur treinen, om op kantoor met zijn hanko een document rechtsgeldig te maken en te bewijzen dat hij het onder ogen had gekregen. Deze verplichting komt voort uit de diepgewortelde vrees van veel Japanse managers dat werknemers zich thuis snel door andere dingen zullen laten afleiden en zich niet oprecht genoeg aan hun taken zullen wijden. Belangrijke beleidsdocumenten bestaan daarom vaak alleen op papier en kennen ingewikkelde toegangsprocedures, waarbij niet zelden een offline en op maat gemaakt computersysteem een schakel in de keten is. Niet alleen de manager denkt er zo over, ook onze makelaar zelf vindt het onbestaanbaar dat hij niet naar kantoor zou gaan.

Deze cultuur van fysieke documentatie en procedures waar niet zomaar van af geweken kan worden, zorgt ervoor dat Japanse bedrijven veel minder makkelijk kunnen overstappen op video-vergaderingen en het elektronisch ondertekenen van documenten. Waar het in Nederland al enkele weken in kantoren en scholen de norm is om online te werken, is de Japanse overheid al tijden bezig om bedrijven en gemeenten ertoe te bewegen hun essentiële bedrijfsprocessen online toegankelijk te maken. Dit was overigens niet bedoeld voor de huidige, onverwachte pandemie, maar om bedrijven en overheden door te kunnen laten draaien in het geval van aardbevingen en tyfoon.

Ook hadden Keidanren, de nationale belangenorganisatie van het bedrijfsleven, en METI, het Ministerie van Economie, Handel en Industrie al aanbevelingen gestuurd om in verband met de Olympische Spelen die in juli gehouden zouden worden een thuiswerk-beleid voor hun werknemers te formuleren.

Wat is een hanko?

Hier zetten wij onze handtekening onder contracten en officiële documenten, maar in Japan gebruikt men daar een hanko voorzien van je eigen naam voor. Van geregistreerd partnerschap tot autopapieren, van geboorteaktes tot overlijdensaktes, overal is een zegel benodigd.
Het maken van zo’n zegel is een moeilijk en nauwkeurig klusje wat door kundige werklieden wordt geklaard. De zegels worden vaak versierd en zijn vaak kleine kunstwerkjes. Al in de tijd van de samurai streed men om het mooiste zegel te maken. Het zegel van de Japanse keizerlijke familie wordt al meer dan 130 jaar gebruikt.

Wisselende reacties

Nu de pandemie officieel is erkend door de Japanse overheid zijn de reacties op de dreigingen nogal wisselend. Mizuho, een medewerkster van een groot IT-bedrijf vertelde aan de Amerikaanse krant The New York Times dat haar werkgever weliswaar over de laatste telewerk-software van een groot Amerikaans concern beschikt, maar dat ze niet kan thuiswerken vanwege de documenten die met hanko ondertekend dienen te worden. Ook voelt ze de spanning op de werkvloer oplopen, omdat veel collega’s bang zijn voor het coronavirus, maar uit plichtsbesef niet durven te weigeren.

Gelukkig zijn er ook bedrijven die de crisis aangrijpen om hun protocollen te wijzigen en voorzichtig te kijken of elektronische zegels de traditionele hanko kunnen vervangen. Mainichi meldt dat Shachihata, één van de grootste fabrikanten van hanko, heeft een online dienst in het leven geroepen zodat kantoorwerkers niet naar het werk hoeven af te reizen. Het gebruik van de service steeg van 13,500 bedrijven in maart, naar 50,000 bedrijven in april. Naganuma Fumihiro, hoofd van een platform dat het Japanse MKB adviseert, hoopt dat meer bedrijven deze trend zullen volgen, zodat werknemers zo min mogelijk risico lopen om blootgesteld te worden aan het virus.

Print Friendly, PDF & Email

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *