Werken in Japan: Hourensou

Het kan erg lastig zijn om een buitenlander te zijn in een Japans bedrijf. Ook al spreek je de Japanse taal vloeiend, dan nog zijn er talloze ongeschreven regels, die je pas na lange tijd begrijpt. Zelfs voor Japanners is het lastig om de mores van een nieuw bedrijf onder de knie te krijgen.

Een concept dat echter in alle Japanse bedrijven voorkomt, is hourensou. Het is een samentrekking van drie losse Japanse karakters. De eerste hou is afkomstig van het woord houkoku dat zoveel als verslag uitbrengen betekent. Het tweede karakter ren is afgeleid van renraku, het informeren van je collega of meerdere. Het derde sou is het eerste karakter van het begrip soudan, dat consulteren of om raad vragen betekent. De afkorting is voor Japanners makkelijk te onthouden, want hourensou betekent ook spinazie.

Als medewerkers van een Japans bedrijf een opdracht krijgen, moeten ze zich aan de hourensou houden. Het negeren van deze regels kan leiden tot wantrouwen door het management en het leidt zeker niet tot het opbouwen van vertrouwen bij collega’s. Vertrouwen is de belangrijkste pijler van het Japanse bedrijfsleven en uit onderzoek blijkt dat meer dan 80 procent van pr-successen te danken is aan het opbouwen van vertrouwen.
Als een werknemer te weinig houkoku toepast, dan merkt hij dit indirect aan zijn meerdere. Als de chef vraagt hoever de status van een project gevorderd is, dan vindt hij dat de werknemer te weinig rapport heeft uitgebracht. Dit komt wellicht wat vreemd over bij werknemers in de westerse wereld, die gewend zijn mondjesmaat rapport uit te brengen of het project pas te bespreken als ze het afronden. Maar een Japanse manager meet het succes van zijn werknemer af aan de mate waarin hij de behoeften van de groep heeft voorzien, in dit geval het bedrijf. Dit betekent dat de Japanse werknemer het liefst een paar stappen vooruit denkt, en zijn meerdere zo vaak mogelijk informeert over zijn werk. De manager heeft wel belangrijkere dingen aan zijn hoofd, zodat het voor hem erg geruststellend om te weten dat hij op zijn werknemers kan bouwen.

Hoewel renraku lijkt op houkoku, is de nuance iets anders. Het betekent dat je tijdig je collega’s en andere betrokkenen informeert over een nieuw project. Op deze manier krijgt de werknemer nuttig commentaar en passeert hij zijn collega’s niet. Renraku is nauw verwant aan het concept nemawashi, dat zoveel als ‚het uitgraven van de wortels’ betekent. Voordat een werknemer een nieuw idee ‚uitgraaft’, doet hij er goed aan om het idee zorgvuldig te evalueren met collega’s. Daarna kan hij het officieel in een vergadering ‚planten’.

Soudan tenslotte, betekent dat de werknemer zijn meerdere vraag om advies. Ook al is een idee nog zo goed, het heeft het meeste kans van slagen als een manager zijn mening heeft kunnen geven of toch nog een zwakke plek ontdekt. Soudan sluit goed aan bij de vorige twee concepten, omdat het vertrouwen kweekt bij collega’s en de teamgeest versterkt. Een nieuw project is zo altijd een gedeelde onderneming en iedereen is verantwoordelijk voor het welslagen.

Print Friendly, PDF & Email

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *